1. Rekisterinpitäjä

Nimi

Kokkolan Jymy ry, jatkossa rekisteröity yhdistys

Yhteystiedot (osoite, puhelin…)

Hakakatu 10, 67100 KOKKOLA

044-336 0888

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Nimi

Tiina Aaltonen

Yhteystiedot (osoite, puhelin…)

Hakakatu 10, 67100 KOKKOLA

044-336 0888

3. Rekisterin nimi

Rekisteröidyn yhdistyksen jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn

tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitoon, jäsenlaskutukseen ja lisenssitietojen ylläpitoon.

Rekisterin sisältämiä tietoja käytetään rekisteröidyn yhdistyksen omassa toiminnassa.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään urheiluseuran toiminnan kannalta välttämättömiä tietoja. Nämä tiedot ovat jäsenen nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, sukupuoli sekä äidinkieli. Lisäksi voidaan ylläpitää tietoa lisenssin lunastaneista, myönnetyistä arvomerkeistä, merkittävistä urheilusaavutuksista ja muuta seuran toiminnan kannalta oleellista tietoa.

Alaikäisten osalta voidaan ylläpitää vielä huoltajan nimeä sekä yhteystietoja.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenet ilmoittavat muuttuneet tietonsa rekisteröidyn yhdistyksen jäsenrekisterivastaavalle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisteröity yhdistys voi luovuttaa viranomaisille rekisterin tietoja lain tai muiden määräyksien niin vaatiessa.

Rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa normaaliin toimintaan liittyen kolmansille osapuolille, esim. pelaajalista turnausten järjestäjälle (tavanomainen luovutus).

Rekisteröity yhdistys ei luovuta jäsentensä yhteystietoja kaupallisiin tarkoituksiin.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)

Tulostetuissa listauksissa pyritään välttämään muiden kuin yhteystietojen näkyminen, ensisijaisesti henkilön yksilöimiseen käytetään jäsennumeroa tai henkilön nimeä. Kaikki tulostettu aineisto hävitetään asianmukaisesti.

B. ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)

Sähköisessä muodossa olevaan jäsenrekisteriin annetaan tarvittavat käyttöoikeudet vain niitä toiminnan kannalta välttämättä tarvitseville. Rekisteröidyn yhdistyksen jäsenrekisterivastaava vastaa käyttöoikeuksien myöntämisestä ja valvomisesta. Aineistoa säilytetään kannettavassa tietokoneessa, jonka käyttöön tarvitaan tunnus ja salasana.